(趣旨)

第1条　この訓令は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めるものとする。

(適用範囲)

第2条　京都中部広域消防組合(以下「組合」という。)の事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。

(文書主義)

第3条　事務を処理するにあたつては、緊急を要する場合のほか、文書をもつて行わなければならない。

(用語)

第4条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(決裁)

第5条　事務は、別に定めるものを除くほか、原則として文書により決裁を受けるべき事項に係る事務を主管する係長より順次所属の上司の決定を経て管理者若しくはその委任を受けた者又は専決者の決裁を受けなければならない。

(文書主管課)

第6条　文書の収受、発送及び運行管理は、会計課にあっては総務課、消防本部にあっては総務課、消防課及び指令課、消防署にあつては予防課(以下「文書主管課」という。)で行うものとする。

(文書取扱の原則)

第7条　文書は正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(主管課における文書処理の原則)

第8条　課(署)における文書の処理は、所属長総括の下、絶えず文書の迅速な処理に留意して行い、事件が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理及び保管を完全にしなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱副主任)

第9条　文書取扱いの適切かつ能率的な運営を図るため、会計課、消防本部の各課及び署に文書取扱主任及び文書取扱副主任を、また、必要に応じ消防分署及び出張所に文書取扱副主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第10条　文書取扱主任は、上司の命を受けて、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。

(文書取扱主任等の会議)

第11条　総務課長は、必要の都度文書取扱主任及び副主任会議を招集し、文書事務の連絡調整を図らなければならない。

(総務課長の職務)

第12条　総務課長は、文書事務の全般を総括するものとし、必要に応じ文書の取扱状況について調査し、文書事務が適切かつ能率的に処理されるよう指導に努めるものとする。

(文書の記号及び番号)

第13条　発送文書については、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、省略することができる。

(文書分類及び保存)

第14条　すべての文書は、別に定める文書分類基準表の分類番号により分類、整理、保管及び保存しなければならない。

(文書分類基準表の補正)

第15条　文書分類基準表の分類に新たに発生した事務等の理由により追加を必要とする場合又は年度更新の際、事務の消滅等の理由により分類の必要がなくなった場合には、主管課の長(以下「主管課長」という。)の申し出により総務課長がその分類番号の追加削除を決定する。

(到着文書の処理)

第16条　到着文書は、文書主管課において、次の各号により処理しなければならない。

(収受文書の登録)

第17条　文書主管課は、前条の規定による処理が終わつたときは、次に掲げる事項を転記して文書件名簿(第5号様式)に登録しなければならない。

(文書登録の省略)

第18条　収受文書のうち、次に掲げるものは、前条の規定にかかわらず、第16条第1項第2号から第9号までの規定による処理及び前条の規定による登録を省略して処理することができる。ただし、この場合においても、当該文書又は封筒に収受日付印を押さなければならない。(第6号を除く。)

(事故文書等の処理)

第19条　料金未払又は料金不足の郵便物は、官公署から発せられたものその他文書主管課長が必要と認めたときは、発送の場合に準じてその料金を支払い収受することができる。

(直接収受の禁止)

第20条　文書主管課を経ずに差出人等から直接収受した文書類は、軽易なものを除き、直ちに該当する文書主管課に回付し、第16条、第17条の規定による処理を終わらなければこれを処理してはならない。この場合第16条第1項第8号に該当する文書にあつては、受理した部署で受理の時刻を明記し、かつ、取扱者は認印しなければならない。

(時間外到着文書の取扱い)

第21条　執務時間外に到着した文書は、その日の当務責任者が受領し、次の各号により取り扱わなければならない。

(文書の処理)

第22条　文書の登録完了後、当該文書は所属長の閲覧に供されなければならない。ただし、親展文書、書留文書及び電報は、宛名に直接配付しなければならない。

(収受文書の処理期日)

第23条　収受文書は、原則として5日以内に処理しなければならない。ただし、法令等で処理期限が指定されている場合又は当該文書に処理期限が指定されている場合は、その指定された期限内に処理しなければならない。

(文書の緊急処理)

第24条　収受文書中、緊急を要するもので、消防長又は会計管理者の指示によりその処理を明らかにすべきであると認めたものは、その文書を携行のうえ、所属長自ら消防長又は会計管理者の指示を受けなければならない。この場合、担当係長又は担当者を同席させることを妨げない。

(処理期日の延長)

第25条　所属長は、収受文書のうち回答を要する文書について、文書の処理に必要な資料の収集に相当の日時を要するため、速やかに処理できないと認めたものについては第23条の規定による処理期日を延長することができる。

(収受文書の指示及び処理)

第26条　所属長は、回覧を受けた文書を査閲し、次の各号により文書の処理に必要な指示事項を文書処理欄に記入押印して、課長又は係長に指示しなければならない。

(指示カードによる指示)

第27条　管理者、副管理者、消防長、消防次長、会計管理者及び所属長は、それぞれの自発的な計画又は発案事項を処理させようとするときは、その処理に必要な指示事項を前条の規定に準じて記入し、押印した指示カード(第6号様式)を交付して指示しなければならない。

(起案)

第28条　事務処理の発議は、次条により伺書(第7号様式)を用いて作成しなければならない。ただし、軽易な事務については、省略することができる。

(起案の基準)

第29条　文書の起案は、次の各号により作成しなければならない。

(伺書の表示)

第30条　担当者は、主管課長及び主管課の係長の指示に従い、文書の種別、合議の要否と関係課・署、取扱の要領を伺書の所定欄に表示し、主管課の記号及び文書分類基準表に基づく分類番号並びに保存期限を記入しなければならない。

(文書審査等)

第31条　文書取扱主任は、担当係長押印後、すべての伺書について、次の各号に基づき審査し、文書の作成、処理等を指導するとともに、公文書登録簿(第8号様式)により登録しなければならない。

(重要起案の取扱い)

第32条　重要又は親展文書の起案は、取扱い上の注意欄に「重要」と朱記し、起案者が自ら携行して決裁を受けなければならない。

(緊急文書の取扱い)

第33条　緊急に処理する必要があり、常例の手続を経るいとまのない事項は、直ちに口頭により決裁を受けて処理することができる。この場合においては、事後に正規の手続をとらなければならない。

(代決文書の後閲等)

第34条　京都中部広域消防組合事務決裁規程第16条の規定に基づき代決した文書を事後閲覧に供しようとするときは、代決者はその文書の上覧余白に「(管理者、副管理者、消防長、消防次長、会計管理者、何々課(署)長)後閲」と朱書しなければならない。

(決裁者不在)

第35条　決裁者が不在の場合で緊急を要する文書は、その不在者の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、必要と認めるものについては、前条の規定と同様の手続により、速やかに後閲を受けなければならない。

(合議及び供覧)

第36条　事案の処理、施行が他の課(署)に直接関係を有する文書は、その内容につき、それぞれの事務を掌理する課(署)長に合議若しくは供覧しなければならない。

(合議の特例)

第37条　次の各号の一に該当する文書は、総務課に合議又は供覧し、その事務が完了したときは、ただちに総務課に引き継がなければならない。

(決裁文書の処理)

第38条　起案文書で、決裁の終わつたものは、起案者において決裁年月日を記入し、実施を要するものは、すみやかに行わなければならない。

(未処理文書の整理)

第39条　収受文書は、常にその処理状況がわかるように、未処理文書は、係又は担当者ごとに未処理文書フォールダーに整理し、処理中以外は共用管理しなければならない。

(例規文書の種類)

第40条　例規文書の種類は、次のとおりとする。

(令達事務)

第41条　例規文書は、令達文書のうちの指令を除くほか、総務課において、各種類ごとに令達番号簿(第9号様式)に登載し、暦年ごとに各種別の順位番号をつけなければならない。

(公告)

第42条　条例、規則及び告示は、公告式条例(昭和57年京都中部広域消防組合条例第1号)により公告しなければならない。

(浄書の方法)

第43条　文書の浄書は、原則として主管課(署)で、行うものとする。ただし、総務課長が必要と認めたものは、業者に発注することができる。

(文書の発送)

第44条　文書の発送は、直接発送する必要があるものを除き、会計課及び消防本部にあつては総務課、消防署にあつては予防課で行うものとする。

(発信者名)

第45条　文書の発信者名は、管理者名を用いる。ただし、次の各号の一に該当する文書は、当該各号に定める発信者名をもつてすることができる。

(発送年月日)

第46条　文書の発送年月日は原則として発送する日を記入するものとする。

(発送番号)

第47条　発送文書の発送番号は、主管課において文書発送簿に登載し、第13条に規定する記号及び番号を記入しなければならない。

(発送文書の公印)

第48条　発送文書は、すべて公印を押印しなければならない。ただし、印刷物及び軽易な文書については、公印を省略することができる。

(発送手続)

第49条　発送を要する文書は、次項に定めるものを除き午後4時までに発送手続きを行わなければならない。

(発送後の処理)

第50条　文書の発送処理が完結したとき担当者は、伺書の発送欄に認印を押さなければならない。

(文書の完結日)

第51条　文書の完結日は、次の各号による。

(事務室内等における保管)

第52条　文書等の保管に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書等は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ、準備しておくものとする。

(保管文書の貸出し)

第53条　保管文書を借りようとする者は、文書取扱主任又は文書取扱副主任に申し出るものとし、特別の理由のない限り無断で借り出してはならない。返還する場合も同様とする。

(保存年限)

第54条　文書の保存年限は、法令その他別に定めのあるもの(法定期間)という。)を除くほか、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とする。ただし、法定期間のあるものであつても、この規程で法定期間を超える保存期間を定めているものについては、この規程の定めるところによる。

(保存年限の基準)

第55条　文書保存年限は、文書分類基準表の定めるところによる。ただし、金銭の支払に関する証拠書類の保存年限については、5年とする。

(書庫)

第56条　文書を保存するため書庫を設置する。

(文書等の整理)

第57条　文書等は、必要に応じて利用することができるように文書分類別に、かつ、一件ごとに文書ファイルに整理しておくものとする。

(保存箱への保存等)

第58条　文書取扱主任は、事務室内等において保管している文書等を当該保管を開始した日の属する会計年度の翌々会計年度以降にあっては、文書分類別又は第54条第1項に規定する保存年限ごとに保存箱へ収納し、書庫等に保存するものとする。

(文書管理台帳の提出)

第59条　所属長は、毎年6月末日までに文書管理台帳(第15号様式)を総務課長に提出しなければならない。ただし、文書管理台帳への登録は、保存年限が1年であるものを除くものとする。

(文書管理台帳の審査)

第60条　総務課長は、文書管理台帳の提出を受けたときは、分類及び保存類別の適否について審査をしなければならない。

(文書の閲覧及び借覧)

第61条　保存文書を閲覧又は借覧しようとする者は、主管課長の決定を受け、総務課長若しくは書庫を管理する所属の長の承認を受けなければならない。

(部外者の閲覧又は謄写)

第62条　消防組合の職員以外の者から保存文書の閲覧又は謄写の申出があったときは、特に定めるものを除き、保存文書閲覧(謄写)願(第16号様式)による申請手続を行わせるほか、総務課長の指名する職員の立会いのもとに閲覧又は謄写させなければならない。

(禁止事項)

第63条　保存文書はこれを抜き取り、取り替え、若しくは訂正し、又は他に転貸してはならない。

(保存文書の紛失等)

第64条　保存文書が紛失又は汚損したときは、閲覧又は供覧者は主管課長の意見をつけた始末書を総務課長を経て消防長に提出しなければならない。

(廃棄)

第65条　所属長は、保存期間を経過した保存文書を審査し、総務課長に合議の上、廃棄するものとする。

(主管課における廃棄)

第66条　第18条の文書で用済後不要となったもの及び第57条の規定による文書の編集及び製本の際、不要と認めた文書は、各所属長において廃棄するものとする。

(廃棄文書の処置)

第67条　廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認めるものは、その一部又は全部を塗り消し、切断する等適切な処理をしなければならない。